Evenement organiseren

Als u een evenement wilt organiseren dan kan het zijn dat u hier een vergunning voor nodig heeft.

U wilt een evenement organiseren in Wijdemeren. Er zijn verschillende soorten evenementen:

Evenementen waar u geen vergunning voor nodig heeft
Evenementen waar u geen vergunning voor nodig heeft, maar die u wel meldt bij de gemeente
Evenementen waarvoor u wel een vergunning nodig heeft

In sommige gevallen kan er voor een onderwerp apart toestemming nodig zijn. Bijvoorbeeld:

voor het houden van een loterij
alcohol schenken buiten een horecabedrijf
het laten opstijgen van (hete)luchtballonnen en/of helikopters

Geeft u dit aan, dan proberen wij zoveel als mogelijk alles in één procedure te behandelen.

Voorwaarden

U kunt de vragenlijst ‘een vergunning nodig?’ invullen. Deze helpt u te bepalen of:

u het evenement zonder vergunning kunt organiseren
er een melding nodig is
u een vergunning moet aanvragen

Evenementen zonder vergunning

Uit de vragenlijst blijkt dat u uw evenement niet hoeft te melden bij de gemeente. Wel zijn er voorschriften waaraan u zich moet houden tijdens het evenement.

Melden evenementen

Uit de vragenlijst blijkt dat u uw evenement moet melden bij de gemeente. Dit kunt u doen door het meldingsformulier evenementen in te vullen. Wij ontvangen het formulier uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement van u via info@wijdemeren.nl. U ontvangt van ons een bevestiging.

Bekijk de voorschriften waaraan u zich moet houden voor uw evenement.

Heeft u nog vragen dan kunt u contact opnemen met het team VTH & Veiligheid via telefoonnummer 14 035 en/of de mail apv@wijdemeren.nl.

Evenementen met vergunning

Uit de vragenlijst blijkt dat u een evenementenvergunning nodig heeft voor het organiseren van uw. Een aanvraag voor een evenementenvergunning doet u via het aanvraagformulier Evenementenvergunning.

Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen wanneer u het formulier:

volledig heeft ingevuld
heeft ondertekend
heeft ingediend met de gevraagde documenten.

Wij ontvangen het aanvraagformulier minimaal 8 weken voor het evenement. Wij adviseren u om uw aanvraag eerder (12 weken) bij ons in te dienen.

Bij uw aanvraag levert u minimaal de volgende documenten in:

Tekening van de indeling van het evenemententerrein. De tekening moet op schaal (1:100) zijn.
Meldingsformulier Brandveilig gebruik basishulpverlening overige plaatsen (BGBPOP). Dit heeft u nodig wanneer u een tent (vanaf 150 personen), tribune of podium plaatst.
Plattegrond van de tent (schaal 1:100) met daarop:
- alle objecten (tafels, stoelen, barren, podia)
- in- en uitgangen
- nooduitgangen
- andere belangrijke informatie
Draaiboek met het programma aan activiteiten tijdens uw evenement.
Veiligheidsplan met een verkeers- en vervoersplan en/of calamiteitenplan. Dit is nodig voor een aanvraag van een groot en/of risicovol evenement. In dit veiligheidsplan staan:

alle onderdelen van het evenement
uit hoeveel en welke personen uw calamiteitenorganisatie bestaat
een uitwerking van verschillende scenario’s

U kunt uw aanvraagformulier inclusief alle bijlagen mailen naar info@wijdemeren.nl.

Een voorbeeld van een veiligheidsplan kunt u opvragen via apv@wijdemeren.nl.

Binnen 8 weken na het ontvangen van uw aanvraag krijgt u de beslissing thuisgestuurd. De behandeltermijn kan met 12 weken worden verlengd. Wij kijken dan naar wat past bij de datum van uw evenement.

Behandelclassificatie

Wij controleren uw aanvraag op de eventuele risico’s die er zijn. Wij gebruiken hiervoor een behandelclassificatiescan. Uw evenement delen wij in als A-, B- of C-evenement.


Categorie evenement volgens het Evenementenbeleid	Beschrijving
Normaal evenement (A)	Iedereen kan hier samen komen. Er zijn weinig risico’s. Het is voor de gemeente niet nodig om bij de voorbereiding en uitvoering andere diensten in te schakelen.
Aandacht evenement (B)	Iedereen kan hier samenkomen. Er zijn iets meer risico’s. De gemeente zal bij de voorbereiding en uitvoering andere diensten inschakelen.
Risicovol evenement (C)	Iedereen kan hier samenkomen. Er zijn grotere risico’s. De gemeente zal het evenement met adviseurs extra voorbereiden. Voor de uitvoering gelden speciale afspraken.

De gemeente kan u om extra informatie vragen. Of wij dat doen hangt af van het soort evenement en de eventuele risico’s.

Meerjarige evenementenvergunning

Een vergunning voor meer dan 1 jaar noemen we een meerjarenvergunning. Voor deze vergunning vult u ieder jaar een verklaring meerjarenvergunning evenementen in. U doet dit elk jaar minimaal 8 weken van te voren. U stuurt de ondertekende verklaring naar de gemeente met het ingevulde overzicht en de eventuele wijzigingsdocumenten.

De burgemeester bepaalt binnen een week of de meerjarenvergunning geldig blijft. Is een nieuwe vergunning nodig, dan neemt een medewerker contact met u op.

Wanneer u nog vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met de medewerkers van het team VTH & Veiligheid, via telefoonnummer 14 035 en/of e-mail: apv@wijdemeren.nl.